ΑΓΙΟΣ ΣΤΕΦΑΝΟΣ, 25/10/2016
Προς: Προέδρους Δημοτικών Παρατάξεων/Κινήσεων Δήμου Διονύσου
Θέμα: Κύκλος Ελέγχου λειτουργίας Διαπαραταξιακής Επιτροπής & Χρονικός Προγραμματισμός φάσεων έργου
Αγαπητοί Συνάδελφοι,
Όπως ασφαλώς γνωρίζετε, η Διαπαραταξιακή μας Επιτροπή ασχολήθηκε μέχρι σήμερα με δύο πολύ σημαντικά για την περιοχή μας θέματα, τα Διόδια και την κατασκευή πλυντηρίου ή ιδιωτικού Parking από ιδιώτη σε χώρο του ΟΣΕ στον Άγιο Στέφανο.
Αξιολογώντας τον μέχρι σήμερα τρόπο αντιμετώπισης των προβλημάτων αυτών θα μπορούσαμε να δεχθούμε ότι στο κομμάτι που αφορούσε τη Σχεδίαση (ανάλυση του προβλήματος, συλλογών των απαραίτητων στοιχείων και πληροφοριών, συνεδριάσεις Διαπαραταξιακής Επιτροπής κ.λπ.) καθώς την Υλοποίηση των αποτελεσμάτων της σχεδίασης (ενημέρωση Δημάρχου, Διοίκησης του Δήμου, Δημοτικού Συμβουλίου, Συμβουλίων Δημοτικών Κοινοτήτων, Δημοτών κ.λπ.) πήγαμε αρκετά καλά, τουλάχιστον στο τμήμα της οργάνωσης.
Κατά την άποψή μας από την προσπάθεια αυτή απουσιάζουν δύο ακόμη βασικά στοιχεία.
Το πρώτο αφορά την Καταγραφή του τι έχουμε κάνει – πετύχει μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή και το δεύτερο τις τυχόν Διορθωτικές ενέργειες που πρέπει να γίνουν για την υλοποίηση των στόχων μας, ανάλογα βέβαια με την εξέλιξη της πορείας.
Αν απουσιάζουν από την προσπάθεια και τον τρόπο λειτουργίας μας τα δύο αυτά τελευταία βασικά στοιχεία τότε, αγαπητοί Συνάδελφοι, θα έχουμε αναπτύξει ένα καλό οργανωτικό μοντέλο που θα έχει Σχεδίαση και Εκτέλεση αλλά δεν θα μπορούμε έγκαιρα και συστηματικά να γνωρίζουμε, να παρακολουθούμε και να διορθώνουμε τις ουσιαστικές φάσεις που τελικά οδηγούν και στην επίτευξη του στόχου και στο αποτέλεσμα.
Για το σκοπό αυτό προτείνουμε τη σύσταση μόνιμης επιτροπής με τη συμμετοχή εξουσιοδοτημένων από τις Δημοτικές Παρατάξεις/Κινήσεις εκπροσώπων τους με σκοπό:
1. Την καταγραφή και παρακολούθηση της υλοποίησης των αποφάσεων της Διαδημοτικής Επιτροπής. Οι συνεδριάσεις της εν λόγω επιτροπής θα γίνονται σε σαφώς ορισμένα χρονικά διαστήματα (π.χ. κάθε μήνα ή κάθε δύο μήνες) ή εκτάκτως όταν απαιτείται.
2. Την ενημέρωση της Διαπαραταξιακής Επιτροπής με τις προτεινόμενες διορθωτικές κινήσεις που θα πρέπει να γίνουν για την επιτυχία του στόχου.
Η κάθε μια φάση από τον Προγραμματισμό, την Εκτέλεση, τον Έλεγχο και τις Διορθωτικές Κινήσεις θα πρέπει να είναι σαφώς χρονικά προγραμματισμένη (διάγραμμα Gantt) και θα δίνεται στη δημοσιότητα τόσο ο αρχικός προγραμματισμός όσο και η πορεία κάθε μιας φάσης.
Παραδείγματα τόσο του Κύκλο Ελέγχου Λειτουργίας όσο και του Χρονικού Προγραμματισμού δίνονται παρακάτω:
1 Κύκλος Ελέγχου Λειτουργίας
2 Χρονικός Προγραμματισμός (Διάγραμμα Gantt)
