Σειρά προτάσεων για νέο τρόπο και νέες διαδικασίες στη λειτουργία του Δήμου Διονύσου, με αφορμή την πανδημία του κορονοϊού, κάποιες από τις οποίες ήδη εφαρμόζονται όπως η ενίσχυση της κοινωνικής βοήθειας ή η αναστολή των μη κρίσιμων λειτουργιών, καταθέτει ο Π. Βορριάς, πρώην Δήμαρχος Αγ. Στεφάνου:
Άγιος Στέφανος 02/04/2020
Ουδέν κακόν αμιγές καλού!
1. Πρόλογος
Είναι μια από τις γνωστές ρήσεις των στωικών φιλοσόφων που σημαίνει ότι για κάθε πράγμα, όσο και αν φαίνεται αρνητικό, βρίσκεται πάντοτε κάτι το θετικό.
Η πανδημία που σαρώνει τον πλανήτη αλλά και την πατρίδα μας δημιουργεί νέα δεδομένα τόσο στο χώρο της ιατρικής επιστήμης, όσο και στο χώρο της οικονομίας και της λειτουργίας των Επιχειρήσεων και Οργανισμών.
Με τα μέχρι σήμερα δεδομένα και τις αναφορές των ειδικών, που δεν μας δίνουν σαφείς πληροφορίες ούτε για το μέγεθος της διασποράς του ιού αλλά ούτε τις πολιτικές και οικονομικές επιπτώσεις.
Ο Δήμος μας λοιπόν οφείλει, για να μη βρεθεί προ δυσάρεστων καταστάσεων, να λειτουργήσει από δω και μπρος, άμεσα, με νέο τρόπο και διαδικασίες.
Παρακάτω γίνεται μια προσπάθεια προσέγγισης των θεμάτων από μια νέα οπτική γωνία που υπαγορεύουν οι δύσκολες συγκυρίες.
2. Ηλεκτρονική Λειτουργία του Δήμου
a. Δημιουργείται ομάδα επεξεργασίας και εξειδίκευσης, για το Δήμο μας, της ιστοσελίδας «gov.gr» και «https://tetragonika.govapp.gr/» και άλλων σχετικών ιστοσελίδων, με επικεφαλής τον Ομότιμο Καθηγητή Πληροφορικής του Πανεπιστημίου Αθηνών κύριο Γεωργιάδη Παναγιώτη. Την ομάδα πλαισιώνουν όλοι οι σχετικοί με το αντικείμενο εργαζόμενοι στο Δήμο ανεξάρτητα σε ποια Υπηρεσιακή Λειτουργία υπηρετούν σήμερα, αλλά και εξωτερικοί συνεργάτες.
b. Αναστέλλεται, κατά περίπτωση, η λειτουργία των Υπηρεσιακών Λειτουργιών του Δήμου (Ο.Ε.Υ.) και γίνεται άμεση τοποθέτηση των εργαζομένων σε θέσεις υποστήριξης του νέου οργανωτικού μοντέλου.
c. Οργανώνεται το Σύστημα Καθημερινής Διαχείρισης (Παράρτημα Ι) με έμφαση στην ηλεκτρονική απεικόνιση τόσο των απαραίτητων διαδικασιών όσο και των σχετικών εντύπων που τις συνοδεύουν ανεβασμένα στο web. Με τη λειτουργία αυτή που προϋποθέτει και τη σχετική εκπαίδευση των εμπλεκομένων, αποδεσμεύεται ο Εργαζόμενος από τη θέση εργασίας του και δίνεται η δυνατότητα οργάνωσης και λειτουργία Τμήματος «Εξυπηρέτησης του Δημότη από μια θέση» (on stop shopping).
d. Προχωράει άμεσα η οργάνωση & λειτουργία ειδικού γραφείου ηλεκτρονικής και δια αποστάσεως εξυπηρέτηση των Δημοτών, κατά τα πρότυπα μεγάλων δημόσιων και ιδιωτικών επιχειρήσεων και οργανισμών, με καθιέρωση 5ψήφιου αριθμού κλήσης. Με την κλήση αυτή ή ηλεκτρονικά στο site του Δήμου ο Πολίτης θα μπορεί να πληροφορείται για τα απαραίτητα έγγραφα – δικαιολογητικά που απαιτούνται για την υπόθεσή του. Εντεταλμένος Υπάλληλος του Δήμου ή courier ταχυδρομικής εταιρίας θα τα παραλαμβάνει θα κάνει το σχετικό έλεγχο με τη «check list» που θα έχει μαζί του, θα τα υποβάλλει στην αρμόδια Υπηρεσία και με την ίδια οδό θα φέρνει το πιστοποιητικό ή όποια άλλο έγγραφο (π.χ. ανανέωση διπλώματος οδήγησης).
e. Οργανώνεται χωρίς καθυστέρηση η λειτουργία του Κέντρου Ελέγχου Λειτουργιών (Κ.Ε.Λ.) (Παράρτημα ΙΙ).
f. Ενισχύεται ακόμη περισσότερο η Υπηρεσία «Βοήθεια στο Σπίτι» με προσωπικό από δομές του Δήμου που δε λειτουργούν σήμερα (π.χ. ΚΑΠΗ, Παιδικοί Σταθμοί, κλπ).
3. Προσωπικό – Εργαζόμενοι στο Δήμο
a. Αναγνωρίζεται η μεγάλη σημασία που έχουν για το Δήμο οι Εργαζόμενοι σε όλες ανεξαρτήτως τις θέσεις και τμήματα εργασίας.
b. Προγραμματίζεται άμεσα ταχύρρυθμη εκπαίδευση του Προσωπικού, κατά ειδικότητα και γνωστικό αντικείμενο (training needs analysis). Κύριο μέλημα της εν λόγω εκπαίδευσης είναι η ενημέρωση όλων των Εργαζομένων για το νέο τρόπο λειτουργίας του Δήμου.
c. Γίνεται κατανοητό από όλους (Διοίκηση και Εργαζόμενους) ότι στην παρούσα φάση και με τις συνθήκες που έχουν δημιουργηθεί και άλλες που αυτή τη στιγμή δεν μπορούν να προβλεφτούν ΔΕΝ περισσεύει κανένας και μέλημά μας είναι να προτείνουμε το «πώς» θα γίνουν οι απαιτούμενες αλλαγές και «όχι» αν αυτές γίνονται. Τονίζεται ότι την κύρια ευθύνη την φέρει ο κύριος Δήμαρχος και η Διοίκηση του Δήμου.
4. Νέα Λειτουργία του Δήμου
a. Οργάνωση και λειτουργία του Δήμου με αποκεντρωμένο μοντέλο (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ) Στο μοντέλο αυτό προτείνεται και ο νέος τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας των Δημοτικών Κοινοτήτων.
b. Άμεση και χωρίς καμιά χρονοτριβή εκχώρηση Αρμοδιοτήτων στις Δημοτικές Ενότητες, (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV)
c. Άνοιγμα Κ.Α.Δ. ανά Δημοτική Κοινότητα σύμφωνα και με την ισχύουσα νομοθεσία (Άρθρο 86 του νόμου 3852/2010). Κάθε Κ.Α.Δ. θα πιστωθεί αρχικά με ένα συμβολικό ποσό και στη συνέχεια θα πιστωθούν τα απαραίτητα ποσά.
d. Τοποθέτηση, με μετάθεση ή απόσπαση, του αναγκαίου προσωπικού στις Δημοτικές Κοινότητες για την κάλυψη των αναγκών λειτουργίας των Ενοτήτων αυτών. Προτείνεται το προσωπικό αυτό να διοικείται από τον Πρόεδρο της Κοινότητας που θα φέρει και την αποκλειστική ευθύνη τις εύρυθμης λειτουργίας της.
5. Σύστημα Διοίκησης Δήμου (Δήμαρχος, Αντιδήμαρχοι, Δημοτικό Συμβούλιο, Επιτροπές)
a. Είναι γνωστό ότι οι αρμοδιότητες του Δημάρχου, Αντιδημάρχων, Δημοτικού Συμβουλίου και Επιτροπών του Δήμου καθορίζονται με ακρίβεια και σαφήνεια από τους ισχύοντες νόμους και σχετικές εγκυκλίους. Ειδικότερα όμως προτείνεται:
i. Στην καθημερινή λειτουργία του Δημάρχου πρέπει να ενσωματωθούν τρόποι και τεχνικές που θα του δίνουν τη δυνατότητα της καλύτερης ενάσκησης του έργου του. Η χρησιμοποίηση του Συστήματος Καθημερινής Διαχείρισης (Σ.Κ.Δ.) και του Κέντρου Ελέγχου Λειτουργίας (Κ.Ε.Λ.) θα του δώσουν τη δυνατότητα ορθολογικότερης διαχείρισης του χρόνου του (Management Χρόνου).
ii. Τα ίδια με την ανωτέρω παράγραφο ισχύουν και για τους Αντιδημάρχους. Θα πρέπει όμως να επισημάνουμε στη λειτουργία τους ότι θα πρέπει να γίνει πλήρως κατανοητή η Αποκεντρωμένη Λειτουργία του έργου και των υπηρεσιών του Δήμου. Κατά συνέπεια το έργο τους έχει αποκλειστικά και μόνο «καθαρά» επιτελικό ρόλο και «καθόλου» εκτελεστικό.
iii. Σύσταση Ομάδας που στη σύνθεσή της θα περιλαμβάνει το Δήμαρχο σαν πρόεδρο και μέλη την Εκτελεστική Επιτροπή, τους επικεφαλής των Δημοτικών Παρατάξεων, το Γενικό Γραμματέα, και τον εκπρόσωπο των Εργαζομένων.
iv. Σκοπός της παραπάνω Ομάδας είναι ο προγραμματισμός δράσης του Δήμου, κυρίως των μεγάλων και σοβαρών θεμάτων που υπάρχουν ή θα προκύψουν, αλλά και ο Κύκλος Ελέγχου της πορείας του κατά το πρότυπο του Κύκλου Deming (Control Cycle).
v. Ουσιαστική και χωρίς αποκλεισμούς συμμετοχή Εκπροσώπων όλων των Δημοτικών Παρατάξεων στις Επιτροπές του Δήμου καθώς και στις Επιτροπές που εποπτεύονται από αυτόν. Στις εν λόγω Επιτροπές συμμετέχει και ο εκπρόσωπος των Εργαζομένων (με λόγο αλλά χωρίς δικαίωμα ψήφου) στο πλαίσιο μιας άτυπης «Αντιπροσωπευτικής Συνέλευσης Κοινωνικού Προγραμματισμού & Ελέγχου».
vi. Άμεση και χωρίς καθυστέρηση «Αποσυγκέντρωση Αρμοδιοτήτων» του Δημάρχου και του Δ.Σ. στις Επιτροπές (Παράρτημα V).
vii. Λειτουργία Επιτροπών Δημοτικού Συμβουλίου σύμφωνα με το άρθρο 75 του νόμου «Κλεισθένης».
6. Επικοινωνία
a. Βασική προϋπόθεση για την υλοποίηση και εφαρμογή όλων όσων διαλαμβάνονται στις παραπάνω παραγράφους 2 – 5 είναι η πλήρης και χωρίς περιορισμούς ενημέρωση όλων των εμπλεκόμενων μερών.
b. Για το σκοπό αυτό και τη σύμφωνη της Επιτροπής που περιγράφεται στην παράγραφο 2a, προτείνεται η έκδοση έντυπου και ηλεκτρονικού υλικού με το οποίο θα πληροφορηθούν τις αλλαγές και το νέο τρόπο λειτουργίας του Δήμου.
c. Την ευθύνη της ενημέρωσης θα την έχει το αρμόδιο Τμήμα του Δήμου.
d. Πριν από την κοινοποίηση των σχετικών ανακοινώσεων αυτές θα πρέπει να έρχονται σε γνώση των Μελών της Ομάδας που περιγράφεται στην παράγραφο 5aiii.
7. Επίλογος
a. Με την παρούσα πρόταση, η οποία υπόκειται σε διορθώσεις, συμπληρώσεις, παρατηρήσεις γίνεται μια προσπάθεια προσέγγισης των νέων θεμάτων και ζητημάτων που προκύπτουν μέχρι σήμερα αλλά και αυτών που μελλοντικά ενδεχομένως θα ανακύψουν, από την εξάπλωση του «κορονοϊού» στην πατρίδα μας.
b. Επίσης γίνεται μια «ολιστική» προσπάθεια ενσωμάτωσης σχεδόν όλων των προτάσεων που επεξεργάστηκε η αρμόδια Ειδική Επιτροπή που συστάθηκε με απόφαση του κυρίου Δημάρχου.
c. Πιστεύουμε, ότι γίνεται ολοένα και περισσότερο κατανοητό, ότι οι θεωρητικές προσεγγίσεις αν αυτές συνοδεύονται με προτάσεις πρακτικών εφαρμογών μπορούν να λύσουν πολλά προβλήματα τόσο στο Δήμο όσο και στην τοπική κοινωνία.
Συνημμένα Παραρτήματα I – V
Παναγιώτης Βορριάς
Πρώην Δήμαρχος Αγίου Στεφάνου
Αναπληρωτής Πρόεδρος Δ.Ε.Δ.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι
Σύστημα Καθημερινής Διαχείρισης (Σ.Κ.Δ.)
Το Σύστημα Καθημερινής Διαχείρισης ( Σ.Κ.Δ.):
Περιγράφει με ενιαίο και συστηματικό τρόπο το καθημερινό έργο των Υπηρεσιακών Λειτουργιών του Δήμου και των Δημοτικών Κοινοτήτων.
Δίνει τη δυνατότητα προσδιορισμού των σημείων ελέγχου του εκτελούμενου έργου.
Στοχοθετεί και παρακολουθεί τους στόχους τους στόχους του Δήμου, τις έρευνες μέτρηση του εσωτερικού κλίματος (εργαζόμενοι), τα επιχειρησιακά αποτελέσματα, την επίδρασή τους στην Κοινωνία αλλά και τα προγράμματα δράσης του.
Εντοπίζει τις διεπαφές (interfaces) των εργασιών μεταξύ των Υπηρεσιακών Λειτουργιών και προτείνει λύσεις που εξυπηρετούν όλους τους «συμφεροντούχους».
Επιλύει δυσλειτουργίες και επικαλύψεις μεταξύ των Τμημάτων.
Καθορίζει σταδιακά (αρθρωτά) τους Process Managers & Process Owners κάθε διεργασίας.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ
ΚΕΝΤΡΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ (Κ.Ε.Λ.)
Έργο του Κέντρο Ελέγχου Λειτουργιών (Κ.Ε.Λ.) είναι:
Η καταγραφή των πάσης φύσεως αιτημάτων των Δημοτών που δηλώνονται είτε τηλεφωνικά, είτε έγγραφα, είτε μέσω fax ή e-mail, είτε μέσω του Novoville, είτε προφορικά από τους ενδιαφερόμενους.
Η συμπλήρωση των σχετικών εντύπων καταγραφής αιτημάτων, χρέωσης αιτημάτων κατά είδος και συνεργείο.
Η οργάνωση και στελέχωση των συνεργείων ανάλογα με τις γνώσεις και τις δεξιότητές τους.
Η επεξεργασία στοιχείων και η κοστολόγηση του έργου.
Ο επαναπρογραμματισμός αιτημάτων που δεν έχουν ικανοποιηθεί και αιτημάτων για έλεγχο.
Η αποστολή αιτημάτων που ικανοποιήθηκαν και αυτών που είναι σε εκκρεμότητα στο γραφείο Τύπου για ενημέρωση των Δημοτών.
Η αρχειοθέτηση αιτημάτων.
Η οργάνωση και παρακολούθηση ομάδας Διαχείρισης Κρίσεων και Εκτάκτων Αναγκών.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ
1. ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ ΔΗΜΟΥ ΔΙΟΝΥΣΟΥ (Corporate Center)
Ο Δήμος στο πλαίσιο κατάρτισης των Οργανισμών Εσωτερικής Υπηρεσίας και της συγκρότησης των Υπηρεσιών του περιλαμβάνει τα παρακάτω αντικείμενα:
Προγραμματισμός, Ανάπτυξη και Ποιότητα.
Διοίκησης – Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resource Management).
Οικονομική Υπηρεσία και Αποθήκη Υλικών.
Τεχνική Υπηρεσία
Υπηρεσία Πολεοδομίας
Υπηρεσία Τεχνολογίας, Πληροφορικής και Επικοινωνιών
Υπηρεσία Διαφάνειας
Υπηρεσία Νομικής Υποστήριξης
Υπηρεσία Κοινωνικής Πολιτικής και Πολιτικών Ισότητας των Φύλων
Υπηρεσία Περιβάλλοντος – Πολιτικής Προστασίας
Υπηρεσία Παιδείας, Αθλητισμού, Νέας Γενιάς
Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων – Τύπου και Ενημέρωσης
Δημοτική Αστυνομία
Κέντρο Ελέγχου Λειτουργιών (Κ.Ε.Λ.)
Γραφείο Προμηθειών
2. ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ (Business Units)
Το Έργο – και οι Αρμοδιότητες του Προέδρου και της Δημοτικής Κοινότητας περιγράφονται στους σχετικούς νόμους ΝΟΜΟΣ 3852/7.7.2010 (ΚΑΛΛΙΚΡΑΤΗΣ), ΝΟΜΟΣ 3852/19.7.2018 (ΚΛΕΙΣΘΕΝΗΣ) ΝΟΜΟΣ 4623/9.8.2019 και Εγκύκλιο 88/21.8.2019.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV
Αποκέντρωση Αρμοδιοτήτων στις Δημοτικές Κοινότητες
1. Μεταβίβαση άμεσα, με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου των ακόλουθων αρμοδιοτήτων:
1.1 Άυλων αρμοδιοτήτων, με την έννοια ότι για την άσκησή τους, δεν απαιτούνται πόροι, ενώ η απαραίτητη Διοικητική υποστήριξη, θα γίνεται από τις αντίστοιχες κεντρικές Δημοτικές Υπηρεσίες.
1.2 Διατύπωση σύμφωνης γνώμης ενώ μέχρι σήμερα γνωμοδοτούσαν σύμφωνα με το άρθρο 84 του Ν. 4555/2018.
1.3 Λήψη αποφάσεων για θέματα τοπικού χαρακτήρα πέραν των αναφερομένων στο άρθρο 84 του Ν. 4555/2018 (μέχρι σήμερα μόνο απλά γνωμοδοτούσαν.
1.4 Αποφασιστικές αρμοδιότητες με την έννοια ότι για την άσκησή τους απαιτούνται πόροι, που θα πρέπει να μεταβιβαστούν.
1.5 Αρμοδιότητες που αφορούν τον τομέα Καθαριότητες
1.6 Αρμοδιότητες που αφορούν την τοπική Πολιτιστική και Πνευματική Δράση.
2. Για την εκτέλεση του έργου τους δημιουργούνται Κ.Α.Δ., ανά Δημοτική Ενότητα που περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό του Δήμου.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V
Η Αποσυγκέντρωση Αρμοδιοτήτων αφορά:
1. Την Καταγραφή του σημερινού τρόπου των, πάσης φύσεως, Δημοτικών Λειτουργιών και θεσμοθετημένων διαδικασιών μέσα από τους ισχύοντες Κανονισμούς και εν γένει Κανονιστικές Διατάξεις.
2. Τον Προσδιορισμός του χαρακτήρα των, καθώς και των στρεβλώσεων που προκαλούνται, όσον αφορά τις Αρχές της Διαφάνειας, των Δημοκρατικών Συναινέσεων, της Αποτελεσματικότητας.
3. Την Καταγραφή των θεσμικών ελλειμμάτων και των θεσμικών δυνατοτήτων, που υπάρχουν, για αναβάθμιση του θεσμού.
4. Τη Διατύπωση πρότασης για μια άλλη λειτουργία, με:
a. Διεκδίκηση παραχώρησης και άλλων αρμοδιοτήτων από τη Κεντρική Διοίκηση, κατά τα προβλεπόμενα από την ισχύουσα νομοθεσία.
b. Αποκέντρωση συγκεκριμένων αρμοδιοτήτων όλων των Δημοτικών οργάνων (Δήμαρχος, Δημοτικό Συμβούλιο, Επιτροπές, Τοπικό Συμβούλιο), ή δυνατόν στο κατώτερο δυνατό επίπεδο (Τοπικό Συμβούλιο) για να πληρωθεί η ανάγκη της «εγγύτητας» και της «αμεσότητας».
c. Αναβάθμιση της λειτουργίας του Δημοτικού Συμβουλίου, με την αποκέντρωση αρμοδιοτήτων προς τα κάτω, τη θεσμοθέτηση γνωμοδοτικών εισηγητικών Επιτροπών.
d. Θεσμική ολοκλήρωση του Δήμου. Άμεση και ουσιαστική λειτουργία των θεσμοθετημένων οργάνων που μέχρι σήμερα δε λειτουργούν όπως, Συνήγορος του Δημότη, Επιτροπή διαβούλευσης, Συμβούλιο Νεολαίας, Συμβούλιο Παραβατικότητας Ανηλίκων, Συμβούλιο Μεταναστών.
e. Ανάδειξη του Επιχειρησιακού Σχεδίου, ως του βασικού εργαλείου- μπούσουλα, υλοποίησης των παραπάνω πολιτικών.
f. Αναδιαμόρφωση Κανονιστικών διατάξεων, με βάση τις παραπάνω πολιτικές επιλογές.
g. Καινούργια αντίληψη λειτουργίας των Νομικών προσώπων Δημόσιου και Ιδιωτικού Δικαίου, με βάση τις παραπάνω πολιτικές επιλογές.
