Προς διαβούλευση πρόταση Μιχιώτη για τις επιδοτήσεις συλλογικών φορέων στο Δήμο Διονύσου

Έχει απασχολήσει κατά κόρον την τοπική επικαιρότητα. Έχει πολώσει και διχάσει όσο λίγα τοπικά θέματα τα τελευταία χρόνια, εντός και εκτός Δημοτικού Συμβουλίου. Όλες οι μέχρι σήμερα προσπάθειες επίλυσής του αποδείχθηκαν είτε άτολμες είτε διεκπεραιωτικές, διαιωνίζοντάς το και συντηρώντας πρακτικές του παρελθόντος που αποδείχθηκαν όχι μόνο ατελέσφορες αλλά που με τη σειρά τους γεννούσαν νέα προβλήματα. Και ήταν πάγιο αίτημα των ενδιαφερομένων αλλά και πάγια δέσμευση των τριών Δημοτικών Αρχών που έχουν διοικήσει τον καλλικρατικό Δήμο Διονύσου: Ας μπουν επιτέλους κριτήρια για τις επιχορηγήσεις των συλλογικών φορέων της πόλης- ποιος φορέας δικαιούται να πάρει πόσα χρήματα, για ποιον ακριβώς λόγο και με ποια διαδικασία.

Αξίζει να σημειωθεί εδώ πως επί καλλικρατικού Δήμου Διονύσου, οι επιχορηγήσεις προς τους συλλόγους στην αρχή δίδονταν με απλό αίτημα, εν συνεχεία προστέθηκε λίστα με δικαιολογητικά, τα οποία ελέγχονταν πλημμελώς, σύμφωνα με επανειλημμένες καταγγελίες στο Δημοτικό Συμβούλιο, ενώ πέρυσι ο έλεγχος αυτός έδειξε πως από τους δεκάδες συλλόγους που κατέθεσαν σχετικό αίτημα, ελάχιστοι πληρούσαν όλες τις νόμιμες προϋποθέσεις και τελικά επιχορηγήθηκαν.

Απάντηση στα παραπάνω ερωτήματα- ποιος, πόσο, πώς και γιατί- επιχειρεί να δώσει η πρόταση για τις επιχορηγήσεις, που εκπονήθηκε με ευθύνη του Γενικού Γραμματέα του Δήμου Στ. Μιχιώτη και στηρίζεται, τόσο σε όσα ισχύουν για τις επιδοτήσεις μη κερδοσκοπικών φορέων από υπουργεία, όσο και σε ζυμώσεις με αιρετούς, υπηρεσιακούς παράγοντες και συλλογικούς φορείς. Η πρόταση του Γενικού Γραμματέα υποβλήθηκε στον δήμαρχο και, αφού συζητηθεί, θα τεθεί σε δημόσια διαβούλευση. Η Οδός Διονύσου δημοσιεύει παρακάτω τα βασικά της σημεία, που προβλέπουν:

·         Την καταχώρηση των συλλογικών φορέων της πόλης που επιθυμούν χρηματοδότηση – πολιτιστικών, αθλητικών, εθελοντών – στα οικεία μητρώα

·         Τις προϋποθέσεις επιλεξιμότητας μιας δράσης και των δαπανών της

·         Τη διαδικασία για την υποβολή προτάσεων εκ μέρους των φορέων, που χαρακτηρίζεται από σφιχτό χρονοδιάγραμμα και ελάχιστα απαιτούμενα στη φάση αυτή δικαιολογητικά

·         Συγκεκριμένα ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση των προτεινόμενων δράσεων

·         Τη σταθερή υποστήριξη των υπηρεσιών του Δήμου στους φορείς κατά την υποβολή και πριν τους ελέγχους

·         Την υπογραφή συμφωνητικού του φορέα με το Δήμο για τις εγκεκριμένες δράσεις

·         Χρηματοδότηση σε δυο δόσεις, με την προϋπόθεση υλοποίησης σημαντικού μέρους της εγκεκριμένης δράσης μετά από την καταβολή της πρώτης δόσης και την προσκόμιση των αντίστοιχων παραστατικών δαπάνης.

Αναλυτικά το σχέδιο πρότασης για τις επιδοτήσεις των συλλόγων έχει ως εξής:

ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΔΡΑΣΕΩΝ

ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΩΝ, ΑΘΛΗΤΙΚΩΝ κλπ ΣΥΛΛΟΓΩΝ Δ. ΔΙΟΝΥΣΟΥ

(Σχέδιο προς Διαβούλευση)

Α. ΟΡΟΛΟΓΙΑ

ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΔΗΜΟΥ: Ομάδες υπαλλήλων των Αυτοτελών Τμημάτων  Παιδείας, Κοινωνικής πρόνοιας, Πολιτισμού & Αθλητισμού και Διαβούλευσης & Αθλητισμού, καθώς και κλιμάκια των Οικονομικών Υπηρεσιών (Λογιστήριο & Ταμειακή Υπηρεσία) του Δήμου

ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ / ΦΟΡΕΙΣ: Σύλλογοι, Σωματεία κλπ Μη Κερδοσκοπικοί φορείς αιτούμενοι δημοτικής επιχορήγησης

ΑΜΕΣΑ ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΟΙ: Τα άτομα που ωφελούνται από την άμεση συμμετοχή τους στις δράσεις κάθε φορέα

ΠΟΛΛΑΠΛΑΣΤ. ΟΦΕΛΗ: Τα ευρύτερα οφέλη που προκυπτουν σε άτομα που επενεργεί η δράση εμμέσως ή/και συν τω χρόνω.

Β. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΦΟΡΕΩΝ

1. Επιλέξιμοι, βάσει του ΚΔΚ (N. 3463/2006, Άρθρο 202, Παρ. 1), είναι οι φορείς που ανήκουν σε μία από τις εξής κατηγορίες:
   1. Αθλητικοί και πολιτιστικοί σύλλογοι, που έχουν την έδρα τους εντός των διοικητικών ορίων του Δήμου,
   2. Νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, περιλαμβανομένων και των εκκλησιαστικών.

1. Επιπλέον, οι φορείς αυτοί θα πρέπει να έχουν επικαιροποιημένο πιστοποιητικό εγγραφής σε ένα από τα εξής Μητρώα:
   1. Μητρώο Αθλητικών Φορέων της ΓΓΑ / Υπ. Πολιτισμού & Αθλητισμού για τα αθλητικά σωματεία
   2. Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων της ΓΓΣΠ / Υπ. Πολιτισμού & Αθλητισμού για τα σωματεία πολιτισμού
   3. Μητρώο Εθελοντών του Αυτοτελούς Τμημ. Διαβούλευσης & Εθελοντισμού του Δήμου Διονύσου για τις υπόλοιπες κατηγορίες φορέων.
2. Τέλος, οι υποψήφιοι δικαιούχοι θα πρέπει να πληρούν αθροιστικά τις εξής συνθήκες επιλογής:
   1. Ο οικονομικός απολογισμός των ίδιων πόρων τους για το προηγούμενο έτος (ή ο αντίστοιχος μέσος όρος των τελευταίων 3 ετών) πρέπει να είναι διπλάσιος από την αιτούμενη επιχορήγηση.
   2. Να έχουν ενεργή παρουσία τα τελευταία 3 χρόνια. Οι νεοσύστατοι φορείς (1-3 ετών) έχουν όριο επιδότησης τα 1.000 ευρώ.
   3. Να μην έχουν υπάρξει στο παρελθόν προβλήματα στη συνεργασία τους με τον Δήμο ή στη διαχείριση των δημοτικών πόρων.

Γ. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΔΡΑΣΕΩΝ

Μία δράση για να είναι επιλέξιμη πρέπει αθροιστικά να ικανοποιεί τις εξής προϋποθέσεις:

1. Να περιγράφεται στο τελικό σχέδιο χρηματοδότησης και στη σύμβαση και να μην έχει αντικαταστήσει άλλη (ή αντικατασταθεί από άλλη), χωρίς την προηγούμενη ενημέρωση και έγκριση της Υπηρεσίας του Δήμου.
2. Η έναρξή της να είναι μετά την ημερομηνία υποβολής της αίτησης χρηματοδότησης και όχι νωρίτερα.
3. Η δράση να επικουρεί τους σκοπούς του φορέα, χωρίς να υποκρύπτει έμμεση χρηματοδότηση της λειτουργίας του.
4. Ο φορέας να εξασφαλίζει την πρόσβαση κάθε ενδιαφερόμενου δημότη στη δράση ή στα αποτελέσματά της (δηλαδή, η δράση να απευθύνεται, κατά το δυνατό, σε περισσότερους δημότες από ότι τα μέλη του συλλόγου).

Δ. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΔΑΠΑΝΩΝ

1. Γενικές αρχές επιλεξιμότητας δαπανών
   1. Οι επιλέξιμες δαπάνες πραγματοποιούνται μεταξύ της έναρξης και λήξης μιας δράσης, όπως ορίζεται στην απόφαση χρηματοδότησης / σύμβαση,
   2. έχουν γίνει με αποκλειστικό σκοπό την επίτευξη των στόχων εγκεκριμένης δράσης και περιλαμβάνονται σε αναλυτική λίστα εξόδων της συγκεκριμένης δράσης
   3. είναι επαληθεύσιμες, δηλαδή σχετίζονται με παραδοτέα που έχουν παραδοθεί ή υπηρεσίες που έχουν παρασχεθεί
   4. συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της ισχύουσας φορολογικής & εργατικής-ασφαλιστικής νομοθεσίας και έχουν αναρτηθεί εγκαίρως στη «Διαύγεια» από τον ίδιο τον φορέα και
   5. αντιστοιχούν σε τιμολόγια ή λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας (δελτίο παροχής υπηρεσιών ή απόδειξη ταμειακής μηχανής κλπ που έχουν εκδοθεί και εξοφληθεί, πλην εκείνων της τελευταίας δόσης, που εξοφλούνται μετά την είσπραξη αυτής.

1. Επιλέξιμες δαπάνες

1. 1. Το κόστος του προσωπικού που απασχολείται στη συγκεκριμένη δράση (καθαρός μισθός, ασφαλιστικές εισφορές και λοιπές νόμιμες δαπάνες)
   2. Έξοδα μετακίνησης και διαμονής και ημερήσια αποζημίωση του προσωπικού και των ωφελουμένων που συμμετέχουν στη δράση, υπό την προϋπόθεση ότι η σκοπιμότητά τους έχει δηλωθεί εγκαίρως και το κόστος τους δεν υπερβαίνει τις εφαρμοστέες κλίμακες της Υπηρεσίας-2.
   3. Κόστος νέου ή μεταχειρισμένου εξοπλισμού, στην περίπτωση που αυτό έχει εγκαίρως δηλωθεί ως στοιχείο απαραίτητο για την επίτευξη των αποτελεσμάτων της δράσης.
   4. Δαπάνες για αναλώσιμα, δημοσιότητα, άλλες προμήθειες και συμβάσεις παροχής υπηρεσιών που έχουν ανατεθεί σε τρίτους, εφόσον είναι αναγνωρίσιμες και σχετίζονται άμεσα με την πράξη.

1. Εξαιρούμενες δαπάνες

1. 1. Πρόστιμα, κυρώσεις και δαπάνες εκδίκασης διαφορών
   2. Δαπάνες που καλύπτονται από άλλες πηγές εσόδων (πχ χορηγίες).
   3. Υπερβολικές ή μη αιτιολογημένες δαπάνες.
   4. Τόκοι επί χρεών, επιβαρύνσεις λόγω υπερημερίας, συναλλαγματικές διαφορές, ανακτήσιμος ΦΠΑ.

Ε. ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΕΠΙΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ – ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΦΟΡΕΩΝ

1. Διαδικασία
   1. Την πρώτη Δευτέρα του Μαρτίου κάθε έτους, η αρμόδια Υπηρεσία του Δήμου δημοσιεύει την Προκήρυξη του Προγράμματος επιδοτούμενων δράσεων για το τρέχον έτος, συνοδευόμενη από τα προτυποποιημένα Έντυπα της αίτησης (βλέπε Παράρτημα) και σχετικό Πληροφοριακό υλικό. Οι προσκλήσεις που δημοσιοποιεί η Υπηρεσία πρέπει:
   2. Να δημοσιεύονται ευρέως και να περιλαμβάνουν σαφή και εύλογη προθεσμία, καθώς και σύνδεσμο για την πρότυπη φόρμα αίτησης και τις οδηγίες συμπλήρωσης.
   3. Να ορίζει τις προϋποθέσεις και τον τρόπο καταβολής της χρηματοδότησης και τυχόν μέγιστο αριθμό υποβαλλομένων προτάσεων δράσης ανά φορέα.
   4. Να περιέχουν στοιχεία επικοινωνίας για την υποβολή ερωτήσεων και την προθεσμία για την απάντησή τους.
   5. Εντός δέκα (10) ημερολογιακών ημερών, οι ενδιαφερόμενοι φορείς μπορούν να υποβάλουν, μέσω email,  διευκρινιστικές ερωτήσεις, οι απαντήσεις των οποίων αναρτώνται εντός 24ωρών, στη σχετική σελίδα του Δήμου. Η πληροφόρηση που παρέχουν οι Υπηρεσίες στους αιτούμενους φορείς, εγγράφως ή/και τηλεφωνικά, πρέπει να διευκρινίζει σαφώς:
   6. τους επιλέξιμους φορείς χρηματοδότησης, τις επιλέξιμες δράσεις και δαπάνες, καθώς και τυχόν ανώτατα όρια στους προϋπολογισμούς των επιλέξιμων δράσεων,
   7. τη διαδικασία και τα κριτήρια επιλογής, τον τρόπο βαθμολόγησης των προτάσεων και εν γένει τον μηχανισμό λήψης αποφάσεων.
   8. Η υποβολή των Αιτήσεων και των δικαιολογητικών από τους Υποψήφιους Δικαιούχους λήγει σε τρείς (3) εβδομάδες από την ημέρα προκήρυξης και συγκεκριμένα ημέρα Δευτέρα και ώρα 2μμ. Η κατάθεση γίνεται διά ζώσης στα γραφεία της Υπηρεσίας και δίδεται αριθμός πρωτοκόλλου. Επίδοση μέσω κούριερ εμπίπτει στις ίδιες διαδικασίες και περιορισμούς.

1. Φάκελος αίτησης

Ο φάκελος που καλείται να υποβάλει κάθε φορέας περιλαμβάνει τα εξής προτυποποιημένα έντυπα, για τα οποία επισυνάπτονται υποδείγματα:

α) Απογραφικό δελτίο φορέα: Περιγράφει συνοπτικά τον σκοπό, το ιστορικό και τα οικονομικά του φορέα (Υπόδειγμα 1).

β) Πρόταση δράσης: Περιγράφει συνοπτικά (τίτλος, ωφελούμενοι, χρόνος, κόστος) κάθε δράση για την οποία ζητείται επιχορήγηση (Υπόδειγμα 2).

Στη φάση αυτή τα λοιπά δικαιολογητικά που ζητούνται από τους φορείς είναι ελάχιστα.

ΣΤ. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ & ΣΥΜΒΑΣΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΦΟΡΕΩΝ

Η αξιολόγηση υλοποιείται από επιτροπή υπηρεσιακών, σχετικών με τους τομείς του αθλητισμού, του πολιτισμού και του εθελοντισμού, σύμφωνα με την παρακάτω διαδικασία και κριτήρια.

1. Διαδικασία
   • Τυπικοί έλεγχοι (2 ημέρες):
     • Έλεγχος επιλεξιμότητας των φορέων που υπέβαλαν αίτηση
     • Έλεγχος πληρότητας των υποβληθέντων φακέλων
   • Ενημέρωση φορέων για αποτελέσματα (2 ημέρες):
     • Λίστα Α: επιλέξιμοι φορείς με πλήρη φάκελο
     • Λίστα Β: επιλέξιμοι φορείς με ήσσονος σημασίας ελλείψεις στον φάκελό τους
     • Λίστα Γ: φορείς με προβλήματα μη-επιλεξιμότητας
   • Διορθωτικές ενέργειες (2 ημέρες):
     • Συμπλήρωση στοιχείων φακέλου (2 ημέρες)
     • Ενστάσεις & εξέτασή τους από Επιτροπή (1-2 ημέρες)
     • Τελική διαμόρφωση λίστας υποψήφιων δικαιούχων (1 ημέρα)
   • Αξιολόγηση προτεινόμενων δράσεων
     • Βαθμολόγηση προτάσεων βάσει των κριτηρίων της παραγράφου [ΣΤ.2]
     • Εφαρμογή τυχόν περιορισμών λόγω μέγιστου αριθμού δράσεων ανά φορέα ή προϋπολογισμού – Κατάταξη δράσεων κατά σειρά βαθμολογίας
     • Εισήγηση Επιτροπής προς  τη διοίκηση για επιδοτούμενες δράσεις
   • Τελική επιλογή προτάσεων
     • Απόφαση διοίκησης : Λίστα εγκεκριμένων και αναπληρωματικών δράσεων
     • Απόφαση Οικονομικής Επιτροπής – Εισήγηση στο ΔΣ για έγκριση
   • Συμβασιοποίηση
     • Πρόσκληση φορέων για υποβολή αναγκαίων δικαιολογητικών – Έλεγχος από Υπηρεσία
     • Υπογραφή σύμβασης με φορείς (ανάληψη επιδοτούμενου έργου – όροι & υποχρεώσεις)
     • Σε περίπτωση αδυναμίας, πρόσκληση φορέων αναπληρωματικών δράσεων

1. Κριτήρια αξιολόγησης

Τα κριτήρια αξιολόγησης των προτάσεων των φορέων και η σχετική τους βαρύτητα έχουν ως εξής:

Ζ. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΩΝ ΔΡΑΣΕΩΝ

1. Πληρωμή προκαταβολής & έναρξη υλοποίησης
   1. Με την υπογραφή της σύμβασης, καταβάλλεται στον φορέα η προκαταβολή για το σύνολο των δράσεων που του έχουν εγκριθεί και που ανέρχεται στο 50% του εγκεκριμένου ποσού.
   2. Η υλοποίηση του προγράμματος ενός φορέα ξεκινά από την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασης. Ο φορέας μπορεί όμως, με δική του ευθύνη, να ξεκινήσει μια δράση μετά την ημέρα υποβολής της αίτησής του, αρκεί η δράση αυτή να περιλαμβάνεται στις εγκεκριμένες, που αποτυπώνονται στη σύμβαση με τον Δήμο.
   3. Κατά τη διάρκεια υλοποίησης του προγράμματος, οι δικαιούχοι μπορούν να απευθύνουν ερωτήσεις στην Υπηρεσία, καθώς και αιτήματα για μικρο-τροποποιήσεις, που θα εξετάζονται και θα απαντώνται εντός ολίγων ημερών. Επίσης, μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα παράτασης της ολοκλήρωσης των δράσεων (έως 1 μήνα), έχοντας τεκμηριώσει την αναγκαιότητά τους.
2. «Ενδιάμεση Έκθεση Απολογισμού» και πληρωμή Β’ δόσης
   1. Όταν ο φορέας υλοποιήσει αποδεδειγμένα το 40% του εγκεκριμένου έργου και δαπανήσει αντίστοιχο ποσοστό του προϋπολογισμού του, υποβάλει τυποποιημένη «Ενδιάμεση Έκθεση Απολογισμού» στην Υπηρεσία. Εκεί αποτυπώνει τις ενέργειες και τις δαπάνες που έχει κάνει, το τυχόν αναπροσαρμοσμένο χρονοδιάγραμμα των υπολοίπων και υποβάλλει συνημμένα αντίγραφα των παραστατικών του έργου. Αιτείται δε την καταβολή της Β’ δόσης.
   2. Η υπηρεσία αξιολογεί τα δεδομένα της Έκθεσης, ως προς: α) την επάρκεια του απομένοντος χρόνου για την ολοκλήρωση του έργου και β) την επιλεξιμότητα των ήδη υλοποιημένων δράσεων και δαπανών. Ο  σκοπός της διαδικασίας είναι να μειώσει το ρίσκο και να βοηθήσει τον φορέα να διορθώσει τυχόν λάθη του και να αποφύγει ανεπίστρεπτες επιλογές. Γι’ αυτό, έχει στη διάθεσή της κατάλληλα καταρτισμένο προσωπικό.
   3. Με την έγκριση της Έκθεσης και τον έλεγχο των παραστατικών, ο φορέας δικαιούται την καταβολή της 2^ης δόσης, ύψους 50% του συνολικού προϋπολογισμού, για την οποία προσκομίζει και πάλι τα απαιτούμενα δικαιολογητικά είσπραξης.
3. Ολοκλήρωση του προγράμματος

Εντός δύο (2) μηνών από την ολοκλήρωση του προγράμματος, ο δικαιούχος υποβάλλει την τυποποιημένη «Τελική Έκθεση Απολογισμού», όπου αποτυπώνει όλες τις ενέργειες και τις δαπάνες που έχει κάνει, καθώς και μια αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της δράσης.

1. Δικαιολογητικά είσπραξης δόσεων

Τα δικαιολογητικά είσπραξης όλων των δόσεων προκύπτουν από τη νομοθεσία και καθορίζονται από την Ταμειακή Υπηρεσία του Δήμου.

Το παραπάνω σχέδιο συνοδεύεται από δυο προτυποποιημένα έντυπα, το ένα που σκιαγραφεί το προφίλ του υποψήφιου δικαιούχου επιδότησης και το άλλο που αφορά στην αίτηση χρηματοδότησης προτεινόμενων δράσεων, για τις οποίες ζητούνται σαφή στοιχεία:

https://drive.google.com/file/d/1rRNTLRgTRgv_pK1TFen_rINFa5yjbpHs/view?usp=sharing